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因公临时出国人员护照签证办理程序(2017.7.13更新)

发布时间:2016-01-05 13:27:46浏览次数:

凡学校全职聘用,使用学校公用经费(包括科研经费),执行出国(境)交流访问、合作研究、讲学、培训、参加国际会议等任务,出访期限在3个月以内,并需持公务普通护照的教职工均适用此办理程序。

一、办理时间要求:

因公赴美国、克罗地亚、申根签证国家(截至2013年底,申根的成员国共26个:奥地利、比利时、丹麦、芬兰、法国、德国、冰岛、意大利、希腊、卢森堡、荷兰、挪威、葡萄牙、西班牙、瑞典、匈牙利、捷克、斯洛伐克、斯洛文尼亚、波兰、爱沙尼亚、拉脱维亚、立陶宛、瑞士、列支敦士登和马耳他),准备好相关材料,并至少提前三个月向国际合作交流处提出申请;因公赴其他国家准备好相关材料,并至少提前两个半月向国际合作交流处提出申请。

二、办理步骤:

第一步:办理省政府出国任务批件

1)申请人填写《苏州科技大学因公临时出国(境)任务申请审批表》(附件一),所在单位和经费主管部门分别签署意见,审核后的纸质版和电子版都需提交

2)申请人填写《因公临时出国(境)任务和预算审批意见表》(附件二),并由国际合作交流处和财务处分别签署审核意见,审核后的纸质版和电子版都需提交

3)申请出国人员填写《因公临时出国人员备案表》(附件三)申请人将备案表中信息按照要求准确填写(“人员派出单位意见”栏不要填写),把打印好的纸质版和电子版交到国际合作交流处

4)申请人提供外方邀请函以及中文翻译件(译文含邀请单位联系信息)纸质版和电子版

5)申请人填写《日程安排》(附件四),提交纸质版和电子版。

如果出国(境)任务性质是参加国际学术会议,邀请函内容中需要明确:1)被邀请人的论文或摘要已经被录取;2)被邀请人在会议上以何种形式作报告。此外,在邀请函的基础上,团组成员每人再提交参会论文电子版一份

6)申请人填写《因公临时出国(境)任务请示》(附件五)《因公临时出国(境)任务信息采集表》(附件六)和《出访人员名单》(附件七),提交电子版

7)在上述材料齐备后,国际合作交流处在其网站公示出国(境)任务五个工作日。

8)公示期间无异议的,国际合作交流处将拟文向省政府报批。正常情况下,省政府出国任务批件办理需要两周时间。

因公出国(境)政策性强,流程复杂,请申请人在开始办理前,通过电话或者前往国际合作交流处办公室咨询。

第二步:办理因公普通护照

国际合作交流处工作人员到省政府外事办公室取回出国任务批件,并办理因公普通护照。

1)申请人提供护照照片1张(白底、2寸近期免冠彩照)以及A4纸大小的身份证正反面复印件1张。

2)如果申请人或团组成员户籍不在江苏省,需要另外提供1份由人事处出具的在职证明和1份档案保管证明

3)护照申办材料提交到省外办后,申请人需亲自到省外办采集指纹。省外办地址:南京市西康路15号一楼办事大厅。

4)一般情况,申请人完成指纹采集一周后,本人可以持身份证到省外办取回办理的护照与签证事项表。

第三步:申请因公签证

1)申请人提供签证事项表

2)申请人提供邀请方的邀请函原件

邀请函原件是申请签证的必备材料,少数国家同时认可邀请函原件和传真件(具体见江苏省出国签证服务中心网站要求, 网址:http://www.visajs.com/)。请申请人注意,彩色打印版视同邀请函复印件,无法办理签证。可在与邀请方联系的第一时间即告知需要邀请函电子版和原件,请对方将邀请函原件邮寄。

3)申请人准备签证材料

各国使领馆对签证材料的要求各有不同且经常变化。申请人登录江苏省出国签证服务中心(网址:http://www.visajs.com/),点击左侧“栏目列表”中的“各国因公签证要求”,下载签证表格填写和准备其他材料。

申请人在准备材料过程中,可以随时跟国际合作交流处工作人员联系,工作人员将提供全程指导。准备好签证材料后,将材料送交国际合作交流处,由国际合作交流处工作人员核查无误后到省外办送签,并通知申请人领取一份“领取因公护照签证凭证”。凭证右上角有团组号,可凭此号在江苏省外事办公室网站http://221.226.67.84:8080/FrmSelect.aspx 查询签证状态。各国使领馆的签证办理时间各有不同,一般三周左右会办理好签证。

第四步:领取因公护照签证

申请人持“领取因公护照签证凭证”到省外办一楼办事大厅缴费窗口缴费,并获得发票,然后去相应窗口领取因公护照签证。

三、归国管理

1、因公临时出国人员务必于回国后7天内将公务普通护照交由国际合作交流处统一保管。

2、因公临时出国人员务必于回国后20天内,上交由团长/出访人签字的《因公临时出国(境)团组信息反馈表》(附件八)《苏州科技大学因公出国(境)出访总结报告》(附件九)【注:请将公务照片插入到出访总结报告中】,同时将上述材料电子稿发至zhaochuansen@mail.usts.edu.cn。根据上级相关文件规定,上述材料将在国际合作交流处网站进行公示,请务必如实认真填写。

3、从国际合作交流处领取省政府出国任务批件复印件和《因公临时出国(境)任务和预算审批意见表》,并持因公护照(签证和出入境记录)复印件、公务机票行程单、国外邀请信(函)、行程中文翻译、汇率、银行支付证明等材料去财务处报销。

四、申请材料受理时间、地点以及联系方式:

申请材料受理时间:每周周三的工作日时间

申请材料受理地点:石湖校区行政楼3110

联系人:赵传森

电话:0512-67374912

Emailzhaochuansen@mail.usts.edu.cn

 

 

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